You are here
Demi Suksesnya Event International Meeting GWRA Indonesia 2020, PPI Rombak Kepanitiaan Artikel 

Demi Suksesnya Event International Meeting GWRA Indonesia 2020, PPI Rombak Kepanitiaan

Share Button

Pita Putih Indonesia (PPI) sebagai penyelenggara event International Meeting GWRA Indonesia 2020 di Surabaya Jawa Timur pada tanggal 5-9 April 2020 mendatang telah menyusun berbagai strategi demi kelancaran kegiatan akbar tersebut.

Rencananya pelaksanaan Meeting GWRA Indonesia 2020 tersebut tidak akan menggunakan bantuan pihak event organization, segala operasional dilaksanakan oleh PPI Jatim di bawah koordinasi Ketua PPI Jatim yang disebut Organizing Commettee.

Adapun susunan Panitia INTERNATIONAL MEETING GWRA INDONESIA 2020 berdasarkan hasil tapat para Penasehat dan para Ketua Pita Putih Indonesia pada hari Senin tanggal 25 September 2019 adalah sebagai berikut:

STEERING COMMITTE
▪ Penanggung jawab : Dr Ir Giwo Rubianto Wiyogo MPd
Koordinator I : dr Ratna Tjaja MKM
Koordinator II : Dr. dr Wan Nedra SpA
Koordinator III : Atas Hendrartini Habsjah MA
Koordinator IV : Ir. Dina Sintadewi L
▪ Sekretaris : Ir. Wincky Lestari Swasono
Wakil Sekretaris I : Arthia Moersetio S.Sos, S.Kom
Wakil Sekretaris II : Ir.Tatiek Prasetya Watie Hoedi
▪ Bendahara ; Pia Megananda BA
▪ Seksi Penggalangan Dana : Pia Meganda BA, dr. Kusuma Ratna Dirgahayani Sp.THT, dan Wasnidar Harun SKM
▪ Bidang-bidang
Humas dan Publikasi : Heryana Hutabarat SSos
Program : Dr. dr Lucy Widasari MSi
Kerjasama dengan Kemenkes : Endang Sri Widyaningsih MKM
Kerjasama dengan BKKBN : Ir Tatiek Prasetya Watie Hoedi
Kerjasama dengan KPPPA : Dra.Rieny Hardjono MPA dan Misfita Farida SKM
Kerjasama dengan KKP : Ir. Wincky Lestari Swasono dan Mulyetti Anwar MKM
Kerjasama dengan Koalisi Kependudukan : dr Ni Luh Sunitri Widodo

ORGANIZING COMMETTEE
▪ Ketua Pelaksana : Prof.Dr. Emy Susanti MA

 

Setiap Panitia mempunyai tugas dan kewajiban masing-masing, yaitu:

PENANGGUNG JAWAB
• Mengkoordinasikan dan mengatur berjalannya seluruh kegiatan acara event 2020, bertanggung jawab penuh keluar dan ke dalam organisasi PPI , berfungsi sebagai fasilitator, motivator, dan dinamisator dalam hal menampung kegiatan penyelenggaraan event 2020
• Mempunyai hak dan kewajiban dalam membangun dan mempertahankan Prinsip PPI yang terpercaya efektif, transparan, bertanggung jawab dan berperan serta dalam pengambilan keputusan.
• Memimpin rapat-rapat rutin secara kebutuhan sebulan bersama segenap panitia PPI 2020 di Jakarta dan mengkounter kegiatan PPI daerah Jawa Timur dalam mempersiapkan rangkaian seluruh kegiatan event 2020.
• Memperhatikan pelaksanaan tugas para koordinator, Sekretaris, Bendahara dan Ketua Bidang pada kepanitian event 2020.
• Mengarahkan, memperhatikan dan mengontrol program kerja bidang sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan serta mengevaluasi kegiatan pelaksanaan program kerja tahunan/program prioritas dan kegiatan – kegiatan di luar program.
• Menentukan kebijakan pengadaan sumber dana dan bertanggungjawab atas pengelolaannya.
• Menandatangani surat keluar bersama Sekretaris panitia pelaksana event 2020
• Mendisposisikan surat masuk.

Koordinator I
• Mengkoordinir dan bertanggung jawab penuh atas keberhasilan kegiatan- kegiatan bidang kesekretariatan, bidang Kerjasama dengan Kementerian Kesehatan , bidang Kerjasama dengan BKKBN, bidang Kerjasama dengan KPPPA
• Kordinator II: Mengkoordinir dan bertanggung jawab penuh atas keberhasilan kegiatan kegiatan bidang kerjasama dengan Kementerian KKP, kerjasama dengan Koalisi Kependudukan dan Komunikasi dengan PPI daerah.

Koordinator III
• Mengkoordinir dan bertanggung jawab penuh atas keberhasilan kegiatan kegiatan Bidang Media, Program

Koordinator IV
• Mengkoordinir dan bertanggung jawab penuh atas keberhasilan kegiatan penggalangan dana berupa mencari dan mendapatkan sponsorship dan mengggalang dana mencapai target untuk pendanaan event 2020 serta mengawasi keluar masuk dana kas PPI dan berkoordinasi dengan PPI Jatim.

SEKRETARIS
• Melaksanakan tugas sebagai pelaksana penyampaian hasil musyawarah kepada GS
• Mengkordinir menjawab email dari GS
• Mempertanggungjawabkan penggunaan anggaran sekretariat dan pelaksanaan tugasnya kepada Penanggung Jawab
• Melakukan penyempurnaan terhadap kelengkapan organisasi, peraturan-peraturan, Ketentuan – ketentuan yang menyangkut kepanitiaan event 2020.
• Menghadiri Rapat sesuai kebijaksanaan yang telah ditentukan.

SEKRETARIS I
• Melaksanakan tugas sebagai motor penggerak jalannya organisasi, tetap menjalankan fungsi SEKUM
• Membantu Penanggung Jawab dan para coordinator dalam melaksanakan tugasnya, yaitu :
• Memimpin dan mengkoordinasikan serta bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan secretariat

• Menyampaikan pendapat dan saran, baik diminta maupun tidak kepada seluruh pengurus PPI dalam upaya mensukseskan program kerja serangkaian pelaksanaan kegiatan event 2020
• Membuat konsep surat dan mengirimnya kedalam maupun keluar yang berhubungan dengan organisasi dan hubungan antar lembaga dan mengarsipkannya baik sebagai sebagai Sekretaris I Kepanitiaan event 2020 maupun SEKUM
• Menindaklanjuti surat disposisi dari Penanggung Jawab serta mengatur persiapan rapat rutin dan rapat lainnya.
• Menghadiri Rapat sesuai kebijaksanaan yang telah ditentukan.
• Membuat notulen rapat dalam rapat-rapat yang dihadirinya

SEKRETARIS II
• Tugas dan kewajiban Sekretaris II ditentukan bersama dengan wakil Sekretaris I

BENDAHARA
• Mengelola penerimaan dan pengeluaran serta menyimpan uang pelaksanaan event 2020 atas seijin Penanggung jawab dan coordinator IV
• Menampung, mendata, mempelajari dan menganalisa segala sesuatu yang menyangkut keuangan.
• Berkoordinasi dengan : Koordinator IV
• Menyusun Anggaran rangkaian kegiatan pelaksanaan event 2020 , bersama Koordinator IV , Ketua PPI Jawa Timur
• Menyusun dan membuat laporan pelaksanaan Tugas bendahara kepada Penangung jawab, Koordinator IV dan selalu terbuka untuk pemeriksaan,
• Mengevaluasi dan menyampaikan laporan keuangan (laporan arus kas) yang auditable secara berkala beserta perinciannya sesuai dengan kebijakan GS

SEKSI PENGGALANGAN DANA
• Mencari dan mendapatkan sponsorship untuk memenuhi target kebutuhan dana penyelenggaraan event 2020
• Perolehanan dana ditransfer langsung ke rekening ALIANSI PITA PUTIH INDONESIA no req 102-00-0077877-6 oleh pemberi sponsor

BIDANG-BIDANG KERJASAMA
• Melakukan kontak untuk mendapatkan jadwal audiensi dengan kementerian sesuai tugas pelaksanaan kegiatan kerjasama dengan kementerian yang ditetapkan oleh Ketua Panitia Pelaksana.
• Bertanggung jawab langsung kepada Koordinator yang membidangi
• Menjadi contact person dengan kementerian sesuai pelaksanaan kegiatan kerjasama dengan kementerian yang ditetapkan oleh penanggung jawab dengan
o Memimpin, mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan kerjasama yang sudah di sahkan dari hasil audiensi.
o Memonitor, mengawasi dan mengevaluasi setiap kegiatan pelaksanaan program kerja dan atau di luarkerja pelaksanaan kegiatan kerjasama dengan kementerian yang ditetapkan oleh penanggung jawab
o Mendapatkan terobosan bahwa setiap kementerian akan mendanai transport, akomodasi dan perdiems kehadiran kepala-kepala dinas kementerian seluruh Indonesia (diwakili 2 orang setiap propinsi) serta mengikutsertakan 3 orang pengurus PPI mendapatkan transport, akomodasi dan perdiems selama pelaksanaan event 2020 di Surabaya.
o Menyusun proposal Bersama Koordinator yang membidangi
o Mempertanggung jawabkan sepenuhnya setiap pelaksanaan program kerja dan atau kegiatan di luar program, secara tertulis berikut penggunaan anggaran kepada Penanggung jawab dan Koordinator yang membidangi serta kepada kementerian sebagai penyandang dana dan pihak terkait lainnya.
o Menghadiri dan mensosialisasikan rapat panitia pelaksana event 2020 dan rapat yang diselenggarakan oleh kementerian yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan event 2020 serta berperan aktif memecahkan permasalahan yang dibicarakan dalam rapat tersebut.
o Menyusun dan membuat laporan pelaksanaan Tugas bidang kepada Ketua Umum

BIDANG MEDIA
• Bertanggung jawab langsung kepada Penaggung jawab dan Koordinator III
• Wajib menghadiri rapat pengurus yang diselenggarakan
• Melakukan promosi dan publikasi pelaksanaan kegiatan event 2020 kepada seluruh pengurus PPI Pusat dan daerah dan kepada pemerintah /lembaga Negara , swasta, organisasi masyarakat , organisasi profesi, perguruan tinggi dan pihak terkait lainnya melalui pers/surat kabar, radio, leaflet dan media sosial lainnya.
• Bekerjasama dengan Media Cetak dan Elektronik untuk sosialisasi seluruh rangkaian kegiatan pelaksanaan event 2020 .
• Sebagai sumber data seluruh kegiatan PPI

Share Button

Related posts

Leave a Comment